4 O 42/20

Leitsatz: Kosten für die Ablichtung der gesamten Behördenakte sind grundsätzlich nur erstattungsfähig, wenn der Rechtsanwalt substantiiert darlegt, weshalb die Ablichtung des gesamten Akteninhalts ausnahmsweise erforderlich gewesen ist.(Rn.7) I. Die Kläger wenden sich gegen eine gerichtliche Entscheidung des Verwaltungsgerichts Halle, mit der ihre Erinnerung gegen einen Kostenfestsetzungsbeschluss der Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle des Verwaltungsgerichts Halle zurückgewiesen wurde. In der zugrundeliegenden Untätigkeitsklage hatten die Beteiligten am 22. März 2019 das Verfahren durch Vergleich beendet, worin u.a. geregelt wurde, dass die Beklagte die Kosten des Verfahrens trägt (Bl. 76 der Gerichtsakte). Auf entsprechenden Antrag setzte die Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle mit Beschluss vom 17. Dezember 2019 die vom Beklagten an die Kläger zu erstattenden Kosten auf 211,23 € fest. Demgegenüber wurden beantragte Fotokopierkosten in Höhe von 273,30 € (Ablichtungen von 1.822 Seiten) nicht als erstattungsfähig anerkannt, weil weder dargelegt noch sonst ersichtlich sei, dass die gefertigten Ablichtungen aus den Behördenakten der Beklagten notwendig gewesen seien (Bl. 97 der Gerichtsakte). Die hiergegen gerichtete Erinnerung hat das Verwaltungsgericht mit Beschluss vom 13. Februar 2020 zurückgewiesen (Bl. 122 der Gerichtsakte). Hiergegen richtet sich die Beschwerde der Kläger, mit der überzogene Darlegungsanforderungen hinsichtlich der Notwendigkeit der Fertigung von Fotokopien gerügt wird. In abgabenrechtlichen Angelegenheiten - wie hier - sei es erforderlich, dass die dem Beitrag zugrundeliegenden Verwaltungsakten (Satzungsrecht, Beschlüsse der Gemeindevertretung, Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen, Kalkulationen usw.) zur ständigen Bearbeitung der Angelegenheit beim Prozessbevollmächtigten vorhanden seien. Indem die Prozessbevollmächtigten der Kläger mit Schreiben vom 19. Dezember 2019 unter Wiedergabe der Inhaltsverzeichnisse der zugrundeliegenden Verwaltungsakten nachgewiesen hätten, dass alle darin vorhandenen - kopierten - Inhalte nicht aus der Sphäre der Kläger stammten, sei die Darlegungslast der Prozessbevollmächtigten erfüllt. Das Verwaltungsgericht hat der Beschwerde nicht abgeholfen und dem Oberverwaltungsgericht vorgelegt. II. Über die Beschwerde entscheidet der Senat gemäß § 9 Abs. 3 Satz 1 VwGO in der Besetzung mit drei Richtern (vgl. Kunze, in: BeckOK VwGO, § 165 Rn. 20 m.w.N.). Die nach § 146 Abs. 1 VwGO statthafte und auch im Übrigen zulässige Beschwerde gegen die Entscheidung des Gerichts vom 13. Februar 2020 über die Erinnerung gegen den Kostenfestsetzungsbeschluss der Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle vom 17. Dezember 2019 hat in der Sache keinen Erfolg. Nach § 162 Abs. 2 Satz 1 VwGO sind die Gebühren und Auslagen eines Rechtsanwalts erstattungsfähig, soweit sie zu einer zweckentsprechenden Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung notwendig im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 VwGO sind. Die Notwendigkeit einer Aufwendung ist aus der Sicht einer verständigen Partei zu beurteilen; hierbei gilt für die Beteiligten eine allgemeine Kostenminimierungspflicht (stRspr; vgl. nur BVerwG, Beschluss vom 4. Juli 2017 - 9 KSt 4.17 -, juris, Rn. 2). Die Auslagen eines Rechtsanwalts sind erstattungsfähig, soweit sie für die Bearbeitung eines konkreten Mandats anfallen und daher nicht als allgemeine Geschäftskosten mit den Gebühren abgegolten sind (§ 1 Abs. 1 Satz 1, § 2 Abs. 2 Satz 1 RVG i.V.m. Vorbem. 7 Abs. 1 des Vergütungsverzeichnisses – VV RVG). Ein gesonderter Ansatz ist nach VV RVG 7000 Nr. 1 Buchst. a) zulässig für Kopien und Ausdrucke aus Behörden- und Gerichtsakten, soweit deren Herstellung zur sachgemäßen Bearbeitung der Rechtssache geboten war. Bei der Beurteilung der Gebotenheit für eine sachgerechte Prozessführung ist eine ex ante-Sicht maßgebend, wobei dem Rechtsanwalt ein gewisser Beurteilungsspielraum zukommt und eine kleinliche Handhabung nicht angezeigt ist (vgl. VGH Bayern, Beschluss vom 18. Februar 2020 - 5 M 19.2487 -, juris, Rn. 6; OVG Nordrhein-Westfalen, Beschluss vom 18. Oktober 2006 - 7 E 1339/05 -, juris, Rn. 28). Vom Beurteilungsspielraum nicht mehr gedeckt ist allerdings eine Handhabung, ohne vorherige inhaltliche Auseinandersetzung kurzerhand die gesamte Behörden- und Gerichtsakte ablichten zu lassen (vgl. VG Würzburg, Beschluss vom 4. Mai 2012 - W 6 M 12.30074 -, juris, Rn. 26). Denn die Verwaltungsakten enthalten im Allgemeinen zahlreiche Schriftstücke, die auch zu Beginn eines Prozesses für den Rechtsanwalt erkennbar ohne Bedeutung für dessen Ausgang sind (vgl. VG Kassel, Beschluss vom 20. Januar 2020 - 6 K 2849/16.KS.A -, juris, Rn. 5). Die komplette Kopie eines Verwaltungsvorgangs kann daher als Indiz für eine unterbliebene Prüfung der Notwendigkeit der jeweiligen Fotokopien gewertet werden (vgl. OVG Nordrhein-Westfalen, Beschluss vom 18. Oktober 2006 - 7 E 1339/05 -, juris, Rn. 33). Dies schließt es allerdings in Einzelfällen nicht aus, bei besonderer Begründung auch die Notwendigkeit einer kompletten Kopie anzuerkennen (vgl. VG Gelsenkirchen, Beschluss vom 5. Oktober 2010 - 1 K 2631/09 -, juris, Rn. 5). Erfolgt eine solche Begründung nicht oder nicht in substantiierter Weise, ist es gerechtfertigt, die angegebenen Aufwendungen in der Kostenfestsetzung unberücksichtigt zu lassen (vgl. VG Dresden, Beschluss vom 21. August 2019 - 12 K 2345/16.A -, juris, Rn. 11; zusammenfassend zum Ganzen Kunze, in: BeckOK VwGO, § 162 Rn. 75.1 m.w.N.). Hieran gemessen sind die geltend gemachten Kopierkosten für 1.822 Seiten - insgesamt - nicht als erstattungsfähig anzuerkennen. Dabei geht der Senat aufgrund des Vorbringens der Prozessbevollmächtigten der Kläger und mangels einer detaillierten Auflistung der kopierten Unterlagen davon aus, dass der gesamte Inhalt der übersandten Behördenakten (Beiakten A bis E) abgelichtet wurde. Zwar mag, gemessen an den übersendeten Inhaltsverzeichnissen, der ganz überwiegende Inhalt der (vollständig) abgelichteten Behördenakten nach der maßgeblichen ex-ante Beurteilung durch den Rechtsanwalt für eine sachgerechte Bearbeitung der Rechtssache geboten gewesen sein. Aus der bloßen Übersendung der Inhaltsverzeichnisse der Verwaltungsordner ist jedoch nicht ersichtlich, dass es sich dabei ausschließlich oder auch nur überwiegend um Unterlagen handelte, die sich nicht bereits im Besitz der Kläger befanden und deren (nochmalige) Ablichtung daher nicht notwendig und ansatzfähig ist (vgl. Kunze, in: BeckOK VwGO, § 162 Rn. 75.2 m.w.N). Auf diesen Umstand hatte die Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle u.a. im Schreiben vom 28. Juni 2019 (Bl. 89 der Gerichtsakte) ausdrücklich hingewiesen. Die Zweifel der Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle waren aufgrund der gegebenen Umstände auch berechtigt. Denn die Beklagte hatte im Schreiben vom 20. Dezember 2016 mitgeteilt, dass die Kläger bereits im Jahr 2014 gegen den Straßenausbaubeitragsbescheid der Beklagten für das Jahr 2013 Klage erhoben hatten, wobei das damalige Klageverfahren einen sehr umfangreichen Schriftverkehr mit dem Verwaltungsgericht Halle sowie mit den Klägern selbst erfordert habe. Darüber hinaus habe der Kläger zu 1) als sachkundiger Einwohner, berufen durch die SPD-Fraktion des Stadtrates der Beklagten, die Überarbeitung der wiederkehrenden Beitragssatzung im Jahr 2016 mitbegleitet (Bl. 16 der Gerichtsakte). Vor diesem Hintergrund ist nicht ohne weiteres nachvollziehbar und hätte deshalb näherer Erläuterung bedurft, weshalb für die Bearbeitung des vorliegenden Verfahrens u.a. das gesamte historische Satzungsrecht, sämtliche Beschlüsse und Vorgänge der Gemeindevertretung sowie die Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen abzulichten gewesen seien. Gleiches gilt für die Unterlagen zur Stadtratssitzung der Beklagten vom 24. November 2016, in der die Satzungsänderungen beschlossen wurden, deren Entstehungsprozess der Kläger zu 1) - nach unwidersprochenen Angaben der Beklagten - als sachkundiger Einwohner im Stadtrat der Beklagten begleitet hat. Die bloße Behauptung, nichts aus den Verwaltungsakten entstamme der „Sphäre“ der Kläger oder sei (anderweitig) in deren „Sphäre“ gelangt, ist insoweit nicht ausreichend. Auf die fehlende Vorabprüfung der Notwendigkeit der Ablichtung des gesamten Inhalts der Behördenakten deutet darüber hinaus der Umstand hin, dass durch die Prozessbevollmächtigten der Kläger mit Schreiben vom 22. Juli 2019 die ursprünglich beantragte Kostenfestsetzung hinsichtlich der Dokumentenpauschale u.a. deshalb reduziert wurde, weil eine Durchsicht des insgesamt dort vorliegenden Verwaltungsvorgangs ergeben habe, dass 28 Blatt durch das Mandat bereits vorgelegen hätten (Bl. 92 der Gerichtsakte). Ausweislich des Schreibens der Prozessbevollmächtigten der Kläger vom 19. Dezember 2019 handelte es sich dabei um den gesamten Inhalt der Beiakte B, der daher nicht berechnet worden sei (Bl. 103 der Gerichtsakte). Nach alldem spricht Überwiegendes dafür, dass die übersandten Behördenakten von den Prozessbevollmächtigten der Kläger vorab nicht einmal grob durchgesehen und vorläufig bewertet, sondern vorsorglich vollständig abgelichtet wurden, und dass erst im Kostenfestsetzungsverfahren eine inhaltliche Prüfung der Unterlagen erfolgt ist. Dies entspricht den o.g. Anforderungen der allgemeinen Kostenminimierungspflicht nicht. Soweit die Kläger hilfsweise eine in das Ermessen des Senats gestellte Kostenerstattung begehren, bleibt auch dies ohne Erfolg. Fehlt es - wie hier - an substantiellen Angaben zur Notwendigkeit der Ablichtungen, ist die Dokumentenpauschale insgesamt nicht zu berücksichtigen. Es ist gerade nicht Aufgabe der Kostenbeamtin oder des Gerichts, das eigene Ermessen nachträglich an die Stelle des anwaltlichen Ermessens zu setzen (vgl. VG Dresden, Beschluss vom 21. August 2019 - 12 K 2345/16.A -, juris, Rn. 11). Soweit vereinzelt erwogen wird, bei Geltendmachung der Kosten für die Kopien der gesamten Akte ohne nähere Begründung die Dokumentenpauschale pauschal um die Hälfte zu kürzen (so etwa VG Würzburg, Beschluss vom 4. Mai 2012 – W 6 M 12.30074 -, juris, Rn. 26), folgt der Senat dem mangels gesetzlicher Grundlage nicht (ebenso mit umfassender Begründung VG Kassel, Beschluss vom 20. Januar 2020 - 6 K 2849/16.KS.A -, juris, Rn. 8 ff., im Ergebnis wie hier auch VGH Bayern, Beschluss vom 18. Februar 2020 - 5 M 19.2487 -, juris, Rn. 8; OVG Nordrhein-Westfalen, Beschluss vom 18. Oktober 2006 - 7 E 1339/05 -, juris, Rn. 33). Die Festsetzung des Streitwerts für das Erinnerungsverfahren war gemäß § 63 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GKG von Amts wegen aufzuheben, weil im Erinnerungsverfahren keine Gerichtsgebühren anfallen und es daher keiner Streitwertfestsetzung bedarf (vgl. Kunze, in: BeckOK VwGO, § 165 Rn. 11 m.w.N.). Die Kostenentscheidung beruht auf § 154 Abs. 2 VwGO. Eine Streitwertfestsetzung ist entbehrlich, weil für die erfolglose Beschwerde eine Gerichtsgebühr nach Nr. 5502 der Anlage 1 zum GKG anfällt (vgl. Neumann/Schaks, in: Sodan/Ziekow, VwGO, 5. Aufl. 2014, § 165 Rn. 36). Dieser Beschluss ist unanfechtbar (§ 152 Abs. 1 VwGO).