1 L 1985/18.KS

Leitsatz: 1. Kosten für die Kopien einer Behördenakte, die für den Zweck der Prozessführung vor dem Verwaltungsgericht von der Behörde angefertigt werden, sind grundsätzlich erstattungsfähig. 2. Notwendig zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung sind derartige Kosten, soweit sie der Behörde tatsächlich entstanden sind und die Kopie ohne erheblichen Verwaltungsaufwand hergestellt werden konnte. Dies ist jedenfalls dann anzunehmen, wenn die Gesamtsumme aus einer ex-ante-Perspektive offensichtlich weniger als 12 € beträgt. Die Erinnerung gegen die Kostenfestsetzung im Streitverfahren 1 L 1985/18.KS wird zurückgewiesen. Die gerichtlichen Auslagen und die außergerichtlichen Kosten des Erinnerungsgegners hat der Erinnerungsführer zu tragen. Gerichtsgebühren werden nicht erhoben. I. Der Erinnerungsführer wendet sich gegen die anteilige Festsetzung von der Erinnerungsgegnerin entstandenen Kopierkosten. Im Ausgangsrechtsstreit war die Erinnerungsgegnerin vom Gericht zur Vorlage der bei ihr entstandenen Verwaltungsvorgänge aufgefordert worden. Sie kopierte diesen aus 62 Seiten bestehenden Vorgang. Mit Beschluss vom 31. Oktober 2018 traf das Gericht die Kostengrundentscheidung, wonach der Erinnerungsführer die Kosten des Ausgangsverfahrens zu tragen hatte. Mit Schriftsatz vom 6. Juni 2019 (Bl. 102 d. A.) beantragte die Erinnerungsgegnerin, die Kosten festzusetzen und dabei unter anderem für die Kopien des Verwaltungsvorgangs, 62 Seiten zu je 0,10 €, insgesamt 6,20 € in Ansatz zu bringen. Mit Kostenfestsetzungsbeschluss vom 12. August 2019 setzte das Gericht durch den Urkundsbeamten der Geschäftsstelle einen Betrag von 23,10 € als der Erinnerungsgegnerin entstandene erstattungsfähige Kosten fest. In diesem Betrag wurden die Kopierkosten lediglich in Höhe von 3,10 € berücksichtigt. Auf die Begründung der Absetzung, Bl. 111R d. A.) wird Bezug genommen. Mit Schriftsatz vom 20. August 2018, bei Gericht eingegangen am 21. August 2018 (Bl. 1 d. Erinnerungsheft EH) hat der Erinnerungsführer Erinnerung gegen den Kostenfestsetzungsbeschluss vom 12. August 2019, soweit ein Betrag von mehr als 20,00 € nebst Zinsen festgesetzt worden ist, eingelegt. Er ist der Auffassung, Kopien von Behördenakten gehörten zu deren Generalunkosten und könnten im Kostenfestsetzungsverfahren nicht geltend gemacht werden. Der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle hat der Erinnerung nicht abgeholfen und sie am 26. August 2019 der Kammer zur Entscheidung vorgelegt (Bl. 3 d. EH). Wegen des weiteren Sach- und Streitstandes wird auf den Inhalt der Gerichtsakte im Verfahren 1 L 1983/18.KS und des Erinnerungsheftes Bezug genommen. II. Die Entscheidung trifft die Kammer in der Besetzung mit drei Berufsrichtern gem. § 5 Abs. 3 Satz 2 VwGO, weil die Kostengrundentscheidung ebenfalls von der Kammer getroffen wurde (Kopp/Schenke, VwGO, 23. Aufl. 2017, § 165, Rn. 3). 1. Die Erinnerung gegen den Kostenfestsetzungsbeschluss ist als Antrag auf Entscheidung des Gerichts statthaft gem. § 165 i. V. m. § 151 VwGO und auch im Übrigen zulässig, insbesondere innerhalb der Frist gem. §§ 165 Satz 2, 151 Satz 3, 147 Abs. 1 Satz 1 VwGO gestellt worden. 2. Die Erinnerung ist jedoch unbegründet. Der Kostenfestsetzungsbeschluss setzt zu Recht die Kopierkosten der Erinnerungsgegnerin in Höhe von 3,10 € fest, weil es sich um zur zweckentsprechenden Rechtsverteidigung notwendige Aufwendungen handelte. a) Kosten für die Kopien einer Behördenakte, die für den Zweck der Prozessführung vor dem Verwaltungsgericht von der Behörde angefertigt werden, sind grundsätzlich erstattungsfähig. aa) Die Frage der grundsätzlichen Erstattungsfähigkeit von Kopien von Behördenvorgängen ist in der Rechtsprechung und der Literatur umstritten. Dabei wird teilweise die Ansicht vertreten, bei den Kosten für Kopien der Behördenakte handele es sich um sog. Generalunkosten, also derjenigen persönlichen und sachlichen Aufwendungen, die ein Beteiligter allgemein für seine Teilnahme am Rechtsverkehr erbringt und die in der Regel nur anteilig auf den konkreten Rechtsstreit umgelegt werden können (VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 11. März 1994 – 4 S 317/94, juris Rn. 9). Bei derartigen Kopien handele es sich nicht um zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung notwendige Aufwendungen, weil es sich bei solchen Aufwendungen immer nur um Maßnahmen handeln könne, bei denen es sich um ein vom subjektiven Willen gesteuertes Vorgehen zur Verbesserung der eigenen Rechtsposition im Verwaltungsgerichtsprozess oder im behördlichen Vorverfahren handele. Bei der Vorlagepflicht der Behörde nach § 99 Abs. 1 Satz 1 VwGO liege der Sachverhalt jedoch anders, insbesondere stelle diese keine spezifische Rechtsverteidigungshandlung der Behörde dar. Es gehöre zum allgemeinen Verwaltungsaufwand, eine Behördenakte anzulegen und sie bei Bedarf in einem gerichtlichen Verfahren vorzulegen (Hess. VGH, Beschluss vom 8. Oktober 1987 – 3 S 2317/87, juris Rn. 8f.). Zudem dürfe der mit der späteren Geltendmachung von Kopierkosten im Kostenfestsetzungsverfahren verbundene Arbeitsaufwand in der Regel die erstattbaren Kosten bei ökonomischer Betrachtungsweise erreichen oder übersteigen, so dass der Allgemeinheit kein Nachteil dadurch entstehen dürfte (VG Kassel, Beschluss vom 2. August 2001 – 6 J 1763/01.KS, juris Rn. 8). Im Übrigen sei auch wegen der Möglichkeit, die Akten ggf. kurzfristig vom Gericht zurückzufordern, eine Fotokopie der Akte nicht generell erstattungsfähig (Wysk, Verwaltungsgerichtsordnung, 2. Aufl. 2016, § 162 Rn. 54 m. w. N.; strenger noch Just, in: Fehling/Kastner/Störmer [Hg.], Verwaltungsrecht, 4. Aufl. 2016, § 162 VwGO, Rn. 9; Schübel-Pfister, in: Eyermann [Hg.], Verwaltungsgerichtsordnung, 15. Aufl. 2019, § 162 Rn. 14). Teilweise wird die Kopie von Teilen einer Akte jedenfalls dann für erstattungsfähig gehalten, wenn diese für die weiter laufende Verwaltung benötigt werden (Olbertz, in: Schoch/Schneider/Bier [Hg.], VwGO, 36. EL Februar 2019, § 162 Rn. 25). bb) Das Gericht kann sich diesen Erwägungen nicht anschließen. Die Annahme, bei Kopien von Akten, die für ein konkretes Verwaltungsstreitverfahren angefertigt werden, handele es sich um Generalunkosten, scheidet schon begrifflich aus. Denn sie setzt voraus, dass Behörden grundsätzlich von allen Akten Doppel anlegen, für den Fall, dass eine der Akten einmal in einem Verwaltungsstreitverfahren übersandt werden soll. In diesem Fall wären es tatsächlich Generalunkosten. So aber liegt der Sachverhalt weder im konkreten Fall, noch gibt es Anhaltspunkte dafür, dass regelmäßig auf diese Weise in Behörden verfahren wird. Die weitere Annahme, die Vorlage einer Behördenakte bei Gericht gem. § 99 VwGO stelle keine Rechtsverteidigungshandlung dar, ist zutreffend. Daraus aber den Schluss zu ziehen, dass eine bei der Behörde zum Zweck der Prozessführung verbleibende Kopie der Akte ebenfalls keine Rechtsverteidigungsmaßnahme darstellt, kann das Gericht nicht nachvollziehen. Gerade die Kopie der Akte für die ordnungsgemäße Prozessführung stellt eine Rechtsverteidigungshandlung dar. Dies muss jedenfalls dann gelten, wenn die Kopie bewusst und zweckgerichtet für die behördeninterne Prozesssachbearbeitung angefertigt wird. Denn im Sinne der Waffengleichheit kann eine Behörde nicht schlechter gestellt werden, als anwaltlich vertretene Kläger. Dort aber ist es grundsätzlich anerkannt, dass von dem Bevollmächtigten gefertigte Kopien aus Behördenakten erstattungsfähig sind (Schübel-Pfister, in: Eyermann, VwGO, 15. Aufl. 2019, § 162 Rn. 14). Dem Hess. VGH ist allerdings darin zuzustimmen, dass das Vorhalten einer übersendungsfähigen Akte an sich zu den Generalunkosten gehört. Insofern mag der zur Übersendung erfolgte Ausdruck einer ansonsten nur elektronisch geführten Akte keine Rechtsverteidigungshandlung darstellen und deshalb nicht erstattungsfähig sein, insbesondere, weil die Übersendung der Akte auch elektronisch erfolgen kann. Der Sachverhalt des zur Entscheidung stehenden Falles ist indes ein anderer. Das vom Erinnerungsführer eingebrachte Argument, auch einem Prozessvertreter werde zugemutet, sich über die Zweckmäßigkeit der Anfertigung von Kopien Gedanken zu machen, daher könne eine Behörde nicht besser gestellt werden, dringt ebenfalls nicht durch. Der Erinnerungsführer verkennt, dass der Aufwand für die Auswahl der Seiten beim Prozessbevollmächtigten über die von ihm geltend zu machende Gebühr nach dem RVG abgedeckt ist. Der für die Prozesssachbearbeitung erforderliche Verwaltungsaufwand geht jedoch immer zu Lasten der Allgemeinheit, weshalb es umgekehrt auch eine Pflicht der Behörde darstellt, diesen nicht unnötig ansteigen zu lassen. b) Notwendig zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung sind derartige Kosten, soweit sie der Behörde tatsächlich entstanden sind und die Kopie ohne erheblichen Verwaltungsaufwand hergestellt werden konnte. Dies ist jedenfalls dann anzunehmen, wenn die Gesamtsumme aus einer ex-ante-Perspektive offensichtlich weniger als 12 € beträgt. aa) Die Notwendigkeit einer bestimmten Aufwendung ist auf Grund einer wertenden Betrachtung im konkreten Einzelfall mit Blick auf dessen jeweilige Gegebenheiten zu klären. Dabei unterliegen die Beteiligten einer Kostenminimierungspflicht. Erstattungsfähig sind also nur solche Aufwendungen, die ein objektiver verständiger Beteiligter, der sich um niedrigstmögliche Kosten bemüht, im Zeitpunkt ihres Anfalls nach Art und Höhe als geeignet, erforderlich und angemessen ansehen würde, um das mit ihnen zu befördernde prozessuale Ziel unter voller Berücksichtigung seiner sämtlichen berechtigten Belange zu erreichen (Kunze, in: Posser/Wolf [Hg.], BeckOK VwGO, 50. Ed., 1.7.2019, § 162 Rn. 51a). bb) Eine Prüfung anhand dieser Maßstäbe ergibt für die Kopie von Verwaltungsvorgängen im Allgemeinen, dass die vollständige Kopie grundsätzlich geeignet ist, auf Seiten der Behörde den Verwaltungsstreit sachgerecht zu führen. Auf diese Weise ist sie in der Lage, auf nach Akteneinsicht der Klägerseite erfolgte Stellungnahmen sowie auf Hinweise des Gerichts, die den Verwaltungsvorgang in Bezug nehmen, sachgerecht zu reagieren. Erforderlich ist die vollständige Kopie jedenfalls dann, wenn eine Auswahl von zu kopierenden Seiten nicht weniger Verwaltungsaufwand und Kosten verursacht. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eine Beurteilung, welche Seiten gegebenenfalls vom Gericht berücksichtigt werden, in der Regel der prozesssachbearbeitenden Stelle obliegt. Hier liegt die Annahme nahe, dass diese regelmäßig dem Höheren Dienst zuzurechnen ist. In die Abwägung – die ihrerseits überschlägig erfolgen darf, um nicht selbst einen größeren Verwaltungsaufwand zu verursachen – ist auch einzustellen, ob die Auswahl benötigter Seiten durch einen Beamten des Höheren Dienstes weniger Verwaltungsaufwand und damit Kosten verursacht, als die vollständige Kopie der Akte durch einen weniger hoch besoldeten Beamten. Nicht erforderlich ist die Kopie von Aktenbestandteilen, wenn bereits eine summarische Prüfung durch die aktenführende Stelle ergibt, dass diese für das konkrete Streitverfahren offensichtlich nicht relevant sind. Angemessen – soweit die Angemessenheit nicht mit Teilen der Literatur (Schübel-Pfister, in: Eyermann [Hg.], VwGO, 15. Aufl. 2019, § 162 Rn. 5) ohnehin als nicht zu prüfen angesehen wird – ist schließlich eine vollständige Kopie nur dann, wenn sie im Vergleich zur Möglichkeit, die Akte bei Gericht zur kurzfristigen Einsichtnahme wieder anzufordern, nicht außer Verhältnis steht. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die dann mehrfache Aktenversendung nicht nur Portokosten verursacht, sondern auch auf Seiten des Gerichts einen erhöhten Aufwand mit sich bringt. Zudem steht die Akte in dieser Zeit dem Gericht nicht zur Erarbeitung und Durchdringung der Sache zur Verfügung, was sich in einer verlängerten Prozessdauer niederschlägt und mit Art. 19 Abs. 4 GG in Ausgleich zu bringen ist. Angemessen ist die vollständige Kopie daher dann, wenn die tatsächlichen Kosten an Toner und Papier (ohne die Arbeitszeit der mit der Kopie betrauten Beamten oder Angestellten) nicht einmal die Pauschale für die bei der Versendung von Akten auf Antrag anfallenden Auslagen an Transport- und Verpackungskosten je Sendung gem. Nr. 9003 Anl. 1 zum GKG (12 €) übersteigen und dies von vornherein offensichtlich ist. c) Nach diesen Grundsätzen ist der angefochtene Kostenfestsetzungsbeschluss im Ergebnis nicht zu beanstanden. aa) Bei der Anfertigung der Kopien handelte es sich um Aufwendungen zur zweckentsprechenden Rechtsverteidigung. Die Erinnerungsgegnerin hat die Verwaltungsakte lediglich zu diesem Zweck vollständig kopiert. Daran hat das Gericht keinen Zweifel, so dass eine weitere Glaubhaftmachung nicht erforderlich war. Bei dem – dem Gericht im Hauptsacheverfahren 1 K 1985/18.KS weiter vorliegenden – Verwaltungsvorgang handelt es sich lediglich um die das konkrete Verfahren betreffenden Schriftstücke. Eine anderweitige Verwendung innerhalb der Behörde ist weder vom Erinnerungsführer vorgetragen noch sonst ersichtlich. bb) Die festgesetzten Aufwendungen von 3,10 € waren notwendig. Dabei kann offen bleiben, ob der Erinnerungsgegnerin für die vollständige Kopie von 62 Seiten tatsächlich Aufwendungen in Höhe von 0,10 € je Seite entstanden sind. Eine Entscheidung ist einerseits vor dem Hintergrund des § 88 VwGO nicht erforderlich, weil eine Verschlechterung des Erinnerungsführers in diesem Verfahren nicht in Betracht kommt (vgl. Kunze, in: Posser/Wolff (Hg.], BeckOK VwGO, 50. Ed. 1. Juli 2019, § 165 Rn. 10b). Andererseits übersteigen die festgesetzten Kosten jedenfalls nicht die tatsächlich entstandenen. Denn ein Betrag von 0,05 € pro kopierter Seite ist erstattungsfähig. Dies entspricht etwa dem in Universitätsbibliotheken für schwarz-weiße Kopien 0,05 € erhobenen Betrag. Jedenfalls nicht anwendbar (und richtigerweise von der Erinnerungsgegnerin auch nicht beantragt) sind etwa die Pauschalsätze aus Nr. 9000 Anl. 1 zum GKG oder andere, weil in diesen auch die Vorhaltekosten mit abgegolten werden. Die Vorhaltekosten gehören jedoch zu den von der Behörde zu tragenden Generalunkosten. Die vollständige Kopie des Verwaltungsvorganges war notwendig. Er war zur Rechtsverteidigung im durchgeführten Eilverfahren geeignet. So konnte die Erinnerungsgegnerin etwa im Schriftsatz vom 25. Oktober 2018 (Bl. 82 d. A.) auf den Verwaltungsvorgang Bezug nehmen. Die vollständige Kopie war auch erforderlich, da nicht ersichtlich ist, dass eine Auswahl von zu kopierenden Seiten zu weniger Verwaltungsaufwand geführt hätte. Bereits eine oberflächliche Sichtung von etwa 15 Minuten hätte bei dem konkreten Verwaltungsvorgang wohl zu einem höheren Verwaltungsaufwand als eine vollständige Kopie geführt. Die vollständige Kopie war schließlich auch angemessen. Dabei ist der geringe Betrag der Aufwendungen von (maximal) 6,20 €, der offensichtlich weit unterhalb der Pauschale liegt, ebenso in die Abwägung einzustellen, wie die Tatsache, dass es sich um ein Eilverfahren handelte, in dem eine (ggf. mehrfache) Aktenübersendung dem Ziel, effektiven Rechtsschutz zu gewährleisten, ohnehin zuwiderliefe. 3. Die Entscheidung über die Kosten des Erinnerungsverfahrens folgt aus § 154 Abs. 1 VwGO. Das Verfahren ist gerichtsgebührenfrei (BVerwG, Beschluss vom 2. August 2013 – 7 KSt 3/13, juris Rn. 15). Eine Streitwertfestsetzung war somit entbehrlich.